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上司へのメールの文章どうする?添付ファイルを送る場合

      2015/11/18

上司へのメールの文章どうする?添付ファイルを送る場合

上司に添付ファイルを送る時のメールの文章をどうしようか、

困った経験はありませんか?

適当にしてしまうと、失礼にあたるメールを送ることにもなりかねません。

そこで今回は、添付ファイルを送る時のメールの文章についてまとめました。

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Q.上司のメールにファイルを添付するとき、どんな文章にしたらいいの?

【上司にメールに添付のファイルを見てほしいことを伝えるメールの文章】

『お忙しいところ申し訳ございませんが、添付にて送付しますので、 ご覧ください』

を上手に書くには、どうしたら、よろしいですか?(目を通してほしいです。)

引用元-【上司にメールに添付のファイルを見てほしいことを伝えるメールの文章】『… – Yahoo!知恵袋

A.上司への添付ファイル付きのメールの文章について、こんな回答がありました

前後文章省きます。

ビジネス文章なので、あくまでビジネスライクに、しかし礼節をもって書きます。

「-------------。

お忙しいところ申し訳ございませんが、このメールの添付書類にお目通しをお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーー。」

でしょう。

引用元-【上司にメールに添付のファイルを見てほしいことを伝えるメールの文章】『… – Yahoo!知恵袋

件名で、○○の資料送信の件 としておいて。。。

「ご多忙の中恐縮ですが、当該資料の添付ファイルをお目通し頂けますでしょうか。宜しくお願い致します。」

引用元-【上司にメールに添付のファイルを見てほしいことを伝えるメールの文章】『… – Yahoo!知恵袋

上司へ添付ファイルを送る時メールは、「ご査収」を使ったほうがいい?

そもそもご査収という言葉は、メールなどで使ったほうがいいのでしょうか?

この点については色々な意見があると思いますが、個人的には、そんなに使う必要がない言葉だと考えています。

というのも、「ご査収」という言葉自体、よく理解していない人が多いからです。

相手に伝わらない可能性がある言葉をメールで使うのは、リスクがあります。

添付ファイルをよくチェックしてほしかったら

「ファイルを添付いたしましたので、内容をよくご確認の上、お返事いただけると幸いです」

くらいで意味は伝わります。

また、昨今では、メールでの言い回しはどんどんとシンプルになっています。

昔の手紙のマナーとは違い、大量のやり取りをするわけですので、すぐに用件を確認できるほうが大事です。

使ってはいけないというわけではありませんが、積極的に使うほどではない単語だと思っておいてよいでしょう。

引用元-今さら聞けない「ご査収」の意味と使い方 | ビジネスマナー「あいうえお」

社外に添付ファイルを送る時のメールの例文

添付ファイルを送るメールの例文

〇〇株式会社  営業部部長〇〇様 
 
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

ご依頼をいただきました○○に関する資料を添付ファイル(.pdf形式)にてお送りします。

ご査収よろしくお願い申し上げます。
 
=======================================
送付内容:   ○○に関する資料(全〇ページ)
=======================================
 
何かご不明な点がございましたら、お手数ではございますが、お問い合わせ下さいますようお願い申し上げます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

引用元-添付ファイルのあるメールを送るときのマナーに沿った例文|U-NOTE [ユーノート]

上司へのメールのポイントは?

件名・本文は簡潔かつ分かりやすく!ピックアップしやすさも大事

必ず見て欲しいメールや、上司から頼まれた案件のメールなどは、件名を目立たせるなど工夫をしましょう。

いくつもの案件に関わっている上司は、部下の2倍、3倍の量のメールを毎日受け取っているのが一般的。

メールの返信は、そんな上司の状況をイメージしながら行うことが重要です。

緊急の場合には口頭連絡がベストですが、上司がつかまらない場合などは先に【至急ご確認ください】【要ご確認】【緊急のご相談】などを件名の冒頭につけて目立つメールを送っておきましょう。

ただし、膨大な量のメールに流されるメールボックスを想像して、口頭連絡は欠かさないようにしてください。

また、メールの本文の内容も重要です。理想は上司がパッと見て瞬時に内容を理解できるような簡潔さ。

前置きは長すぎず、まずは結論を先に伝えるようにして「何が言いたいのか」を明確にしましょう。

的確な事象説明に欠けたメールにならないようにご注意を。

引用元-【上司に報告メール、それで大丈夫?】気をつけたいビジネスメールのポイント4つ – リクナビNEXTジャーナル

メールは「報連相」の一環!中間報告は特に好印象に

報告・連絡・相談はメールを使ってこまめに行いましょう。

報連相は、自分の評価を上げる「最高のプレゼン」の場でもあります。

随時、報告・連絡・相談を積極的に行うことで、自分の仕事ぶりをさりげなくアピールしましょう。

例えば、上司からのメールでレポート提出の指示があったとき、まずは「承知しました」メールを送り、すぐに用意できない場合には提出日を連絡するのがスマート。

そして、もっとスマートでデキる自分をアピールするには、提出日までに中間報告メールを入れること。

わざわざメールで依頼してきたわけですから、よほど上司にとっては重要なレポートのはず。

そこで、途中で進捗報告のメールを入れておけば、上司からの評価は目に見えないところで上がります。

上司は意外といろんなことを心配しているもの。

ぜひ上司が安心できるようなやりとりを心がけてください。

引用元-【上司に報告メール、それで大丈夫?】気をつけたいビジネスメールのポイント4つ – リクナビNEXTジャーナル

上司へのメールの注意点

二重表現に注意!

 (添付書類を添付いたします など)

二重敬語に注意!

 (おっしゃられていました など)

役職と敬称の位置に注意!

  OK:「役職+名前+敬称」(社長haniwa様)

  NG:「名前+役職+敬称」(haniwa社長様)

私の職場の社内メールでは、一般的にはNGとされる「名前+役職+敬称」が使われています。

時には、職場ルールに合わせる事も大切です♪

箇条書きを活用する

長い文章は、箇条書きにすると情報が整理されてグッと分かりやすくなります。

例えば、会議の案内では、以下のように連絡すると良いかもしれません。

  ・議題:

  ・日時:

  ・場所:

  ・内容:

引用元-仕事でよく使うメール文例まとめ

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